Vous avez trouvé la perle rare pour rejoindre votre équipe ? Félicitations ! Pensez à lui réserver un accueil chaleureux et à soigner son arrivée. La phase d’onboarding – terme anglais pour désigner l’intégration et l’accompagnement d’un nouvel employé – est essentielle pour booster l’expérience collaborateur, maximiser le bien-être au travail, stimuler la productivité et réduire le taux de turnover.

Assurez le pre-boarding

Le pre-boarding correspond aux semaines qui séparent le recrutement et l’arrivée effective de l’employé dans votre entreprise. Cette étape préalable donne le ton et permet à votre futur collaborateur de se sentir attendu et en confiance. Pour renforcer les liens, communiquez régulièrement avec lui, proposez-lui de participer à vos événements internes afin qu’il se familiarise avec votre culture d’entreprise, envoyez-lui votre newsletter interne ou tenez-le au courant des actualités importantes de votre entreprise.

Prenez également de ses nouvelles : s’il a démissionné, demandez-lui comment cela s’est passé, comment ses managers l’ont pris et combien de temps durera son préavis. Rappelez-lui que vous êtes ravis qu’il rejoigne votre équipe et que vous avez hâte qu’il débute. Restez disponible pour ses questions et prenez les devants en lui précisant le code vestimentaire en vigueur, l’horaire de sa première journée, etc.

Anticipez ses besoins et préparez tout le matériel nécessaire au bon déroulement de ses missions : ordinateur, clavier, souris, écran, téléphone, badge d’accès, véhicule de fonction, carte essence, identifiants de connexion… Veillez à ce que tout fonctionne pour éviter de perdre du temps ou de créer de la frustration dès ses premiers jours.

Impliquez toute l’équipe

Dès qu’un (futur) collaborateur accepte une offre, prévenez l’ensemble de l’équipe et notez sa date d’arrivée dans l’agenda commun. Pour faciliter son intégration et la rencontre avec les autres employés, programmer un petit-déjeuner, un lunch ou un afterwork décontracté est une excellente idée. N’oubliez pas d’intégrer votre nouveau talent à vos conversations de groupe sur Teams, WhatsApp, Messenger ou équivalent.

“Teamwork makes the dream work”

Demandez à vos employés actuels ce qui leur a plu et ce qui leur a manqué à leur arrivée. Les responsables RH n’ont pas toujours conscience de la totalité du matériel à fournir pour accomplir son travail convenablement, c’est la raison pour laquelle un onboarding collaboratif est intéressant. Puis, à l’arrivée d’une nouvelle recrue, continuez de la jouer collectif : en interagissant avec un maximum de collaborateurs, elle se fait un meilleur aperçu des services de l’entreprise et de l’organisation interne. Proposez-lui par exemple de passer une demi-heure dans chaque service/département, si la taille de votre entreprise le permet et si les intéressés sont d’accord d’expliquer leur position et leurs missions.

Par ailleurs, vous pouvez attribuer un mentor à chaque newbie : son rôle est de l’accompagner dans cette période de transition et d’acclimatation, de le mettre en confiance, de le conseiller et de répondre à ses éventuelles questions. Le parrain/la marraine partage son expérience sur les aspects pratiques du travail (qui contacter en cas d’absence ou de problème informatique ? où manger le meilleur sandwich dans le quartier ?) et les normes culturelles de l’entreprise, celles qui sont vécues plutôt qu’écrites (puis-je m’absenter pour un rendez-vous médical à 14h ? trois semaines de congés consécutives sont-elles acceptées ? si je n’ai pas de réunion client, puis-je venir en jeans et baskets ?).

Personnalisez le processus d’onboarding à chaque embauche

Chaque expérience d’onboarding est différente puisque chaque employé est unique. Portez une attention particulière aux attentes exprimées par la personne lors de ses entretiens d’embauche pour vous adapter à ses besoins, à sa personnalité. Adaptez-vous au rythme de votre nouvelle recrue et laissez-lui le temps de traiter et d’emmagasiner les informations. Soyez flexible et ouvert aux questions et remarques.

Soignez le premier jour aux petits oignons

Ça y est : le premier jour est arrivé. Commencez la journée par un tour des locaux, une introduction officielle auprès de l’équipe présente sur place, une présentation des services, des espaces, des commodités, des environs… Cela permettra à la nouvelle recrue de ressentir l’ambiance générale et de prendre ses marques. N’oubliez pas de lui fournir un Welcome Book : ce support papier ou digital doit idéalement reprendre les informations principales sur votre entreprise, de sa création à sa mission, en passant par ses valeurs, sa croissance, son organigramme, ses publics, etc. Mentionnez-y les horaires et le règlement de travail.

Sur son bureau, pensez à disposer un carnet de note, un agenda, des post-it, des bics… et des goodies (gourde, tote-bag, tasse, porte-clés) aux couleurs de votre entreprise.

Faites le point régulièrement les premières semaines et les premiers mois

Fixez un moment chaque semaine pour faire le point, afin de vous assurer que tout se passe bien, qu’aucune interrogation ne reste sans réponse et que la motivation est au rendez-vous.

Quelques exemples de questions à poser lors du bilan de 1ère semaine :

  • Comment vous sentez-vous après ces premiers jours ?
  • Le poste et les tâches confiées correspondent-ils à ce que vous imaginiez ?
  • La charge de travail vous convient-elle ?
  • Vous sentez-vous suffisamment soutenu et intégré dans l’équipe ?
  • Êtes-vous suffisamment formé pour atteindre vos objectifs ?
  • Y’a-t-il des zones d’ombre à éclairer ? Des pistes d’amélioration à explorer ?

Vous pouvez également proposer aux nouveaux arrivants de réaliser un rapport d’étonnement pour profiter de leur regard neuf sur votre structure et votre organisation interne : il s’agit de noter librement ses impressions sur ce qui fonctionne et fonctionne moins bien, ce qui pourrait être amélioré et ce qui surprend (positivement ou négativement) … En tant qu’employeur/manager/RH, c’est une bonne façon de revoir l’ensemble des processus et des méthodes de l’entreprise pour dégager des axes d’amélioration.

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Vous l’aurez compris, un bon processus d’onboarding, c’est un travail de longue haleine, en constante évolution et en lien étroit avec tous vos collaborateurs. C’est également la clé d’une carrière épanouissante et pérenne !